A. Pengertian Surat Menyurat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
B. Jenis – jenis surat
Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a. Menurut wujud surat
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar
Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a. Menurut wujud surat
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar
b. Menurut tujuan surat :
1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran
c. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)
d. Menurut
jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman
e. Menurut
keamanan isi surat :
1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa
1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa
f. Menurut
prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar
1. surat masuk
2. surat keluar
g. Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern
1. surat intern
2. surat ekstern
C. Hal – Hal yang berhubungan dengan surat
menyurat
Surat-surat
dinas dikantor sekolah mempunyai fungsi, baik keluar maupun kedalam, yaitu sebagai
:
(1) alat komunikasi ( wakil dari pengirim/penulis surat);
(2) alat bukti tertulis;
(3) pedoman kerja dalam mengambil tindakan lebih lanjut;
(4) alat pengukur kegiatan kantor sekolah;
(5) alat bukti historis atau alat pengingat;
(6) sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
(1) alat komunikasi ( wakil dari pengirim/penulis surat);
(2) alat bukti tertulis;
(3) pedoman kerja dalam mengambil tindakan lebih lanjut;
(4) alat pengukur kegiatan kantor sekolah;
(5) alat bukti historis atau alat pengingat;
(6) sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
D.
Contoh jenis jenis surat
1. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Pada umumnya, surat ini menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PENELITIAN ARKEOLOGI NASIONAL
BALAI ARKEOLOGI YOGYAKARTA
Jalan Gedong Kuning 174, Kota Gede, Yogyakarta
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 235/F9/6/N/2011 5 Juni 2011
Hal : Pemberian Bantuan Foto Benda
Cagar Budaya
Yth. Kepala Suaka Peninggalan Sejarah dan Kepurbakalaan
Provinsi Jawa Tengah
di Prambanan, Jawa Tengah
Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Saudara Nomor 217/H/P/2011, tanggal 12 Mei 2011, dengan ini kami memberitahukan bahwa kami bersedia menyediakan foto-foto objek benda cagar budaya Kabupaten Cilacap yang ada di Balai Arkeologi Yogyakarta untuk pameran kepurbakalaan di Kabupaten Cilacap pada bulan Juli 2011. Foto-foto cagar budaya itu adalah:
1. Situasi bangunan di dalam Gua Adipala, Cilacap,
2. Situasi benteng Klingker di Pulau Nusakambangan,
3. Situasi tiang di tengah bagian Benteng Klingker.
Atas kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alif Pratama
2. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran/permintaan barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang. Sama halnya dengan surat dinas/resmi, surat ini juga menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat.
PT JASA SUKSES TAHU DAN TEMPE
Jalan Cikoko Barat IV, Jakarta Selatan
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 153/PJS/V/11 18 Mei 2011
Hal : Penawaran Tahu dan Tempe
Kepada Perkumpulan Warung Nasi Tegal
Jalan Janeti Raya Nomor 34
Jakarta
Untuk memenuhi kebutuhan warung-warung nasi tegal di daerah Jakarta akan tempe dan tahu yang bermutu tinggi, dengan ini kami memperkenalkan diri sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan tahu dan tempe dengan mutu baik.
Dalam memproduksi tahu dan tempe, kami menggunakan alat-alat modern. Kami dapat menjamin mutu dan kebersihannya. Melalui surat ini, kami menawarkan dan mempersilakan Saudara untuk mencoba produk tahu dan tempe produksi perusahaan kami yang akan dikirim melalui pegawai kami.
Di bawah ini kami cantumkan harga tahu dan tempe agar Saudara dapat mempertimbangkan atau membandingkan dengan harga tahu dan tempe dari perusahaan lain.
Tempe kualitas A Rp 4.500,00 per kg
Tempe kualitas B Rp 3.500,00 per kg
Tahu kualitas A Rp 5.500,00 per kg
Tahu kualitas B Rp 5.000,00 per kg
Kami melayani pesanan, baik dalam jumlah banyak maupun sedikit, dengan syarat berlangganan. Kami juga berusaha untuk memuaskan pelayanan dengan mengirimkan produk yang Saudara pesan dengan tepat waktu.
Sambil menunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alditama Kurniawan
3. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang sebagai pribadi, baik kepada perorangan yang tidak bersifat kedinasan, maupun kepada organisasi/lembaga. Pada umumnya, surat pribadi bersifat personal/tidak resmi, bebas, menggunakan bahasa sehari-hari, dan berisi masalah-masalah pribadi.
Jakarta, 9 Mei 2011
Teruntuk Azria Husna
Di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya. Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu. Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita.
Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku.
Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho!
Sekian dulu, ya! Sampai jumpa!
Sahabatmu,
Afifah Wardah
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Pada umumnya, surat ini menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PENELITIAN ARKEOLOGI NASIONAL
BALAI ARKEOLOGI YOGYAKARTA
Jalan Gedong Kuning 174, Kota Gede, Yogyakarta
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 235/F9/6/N/2011 5 Juni 2011
Hal : Pemberian Bantuan Foto Benda
Cagar Budaya
Yth. Kepala Suaka Peninggalan Sejarah dan Kepurbakalaan
Provinsi Jawa Tengah
di Prambanan, Jawa Tengah
Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Saudara Nomor 217/H/P/2011, tanggal 12 Mei 2011, dengan ini kami memberitahukan bahwa kami bersedia menyediakan foto-foto objek benda cagar budaya Kabupaten Cilacap yang ada di Balai Arkeologi Yogyakarta untuk pameran kepurbakalaan di Kabupaten Cilacap pada bulan Juli 2011. Foto-foto cagar budaya itu adalah:
1. Situasi bangunan di dalam Gua Adipala, Cilacap,
2. Situasi benteng Klingker di Pulau Nusakambangan,
3. Situasi tiang di tengah bagian Benteng Klingker.
Atas kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alif Pratama
2. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran/permintaan barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang. Sama halnya dengan surat dinas/resmi, surat ini juga menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat.
PT JASA SUKSES TAHU DAN TEMPE
Jalan Cikoko Barat IV, Jakarta Selatan
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 153/PJS/V/11 18 Mei 2011
Hal : Penawaran Tahu dan Tempe
Kepada Perkumpulan Warung Nasi Tegal
Jalan Janeti Raya Nomor 34
Jakarta
Untuk memenuhi kebutuhan warung-warung nasi tegal di daerah Jakarta akan tempe dan tahu yang bermutu tinggi, dengan ini kami memperkenalkan diri sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan tahu dan tempe dengan mutu baik.
Dalam memproduksi tahu dan tempe, kami menggunakan alat-alat modern. Kami dapat menjamin mutu dan kebersihannya. Melalui surat ini, kami menawarkan dan mempersilakan Saudara untuk mencoba produk tahu dan tempe produksi perusahaan kami yang akan dikirim melalui pegawai kami.
Di bawah ini kami cantumkan harga tahu dan tempe agar Saudara dapat mempertimbangkan atau membandingkan dengan harga tahu dan tempe dari perusahaan lain.
Tempe kualitas A Rp 4.500,00 per kg
Tempe kualitas B Rp 3.500,00 per kg
Tahu kualitas A Rp 5.500,00 per kg
Tahu kualitas B Rp 5.000,00 per kg
Kami melayani pesanan, baik dalam jumlah banyak maupun sedikit, dengan syarat berlangganan. Kami juga berusaha untuk memuaskan pelayanan dengan mengirimkan produk yang Saudara pesan dengan tepat waktu.
Sambil menunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alditama Kurniawan
3. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang sebagai pribadi, baik kepada perorangan yang tidak bersifat kedinasan, maupun kepada organisasi/lembaga. Pada umumnya, surat pribadi bersifat personal/tidak resmi, bebas, menggunakan bahasa sehari-hari, dan berisi masalah-masalah pribadi.
Jakarta, 9 Mei 2011
Teruntuk Azria Husna
Di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya. Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu. Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita.
Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku.
Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho!
Sekian dulu, ya! Sampai jumpa!
Sahabatmu,
Afifah Wardah
sumber : http://alivikry.blogspot.com/2014/06/surat-menyurat.html
http://nako35.blogspot.com/2013/06/pengertian-surat-menyurat.html
